۱۰ دلیل که توضیح می‌دهد چرا میز کارتان بهم ریخته است
در حال حاضر چه چیزهایی روی میزتان هستند؟ آیا میز کار شما تمیز و آماده برای کار است؟ و یا پر از پروژه‌های ناتمام، کاغذ و وسایل است؟ ممکن است با خود فکر کنید “نباید برای مرتب نگه داشتن میز کارم سخت‌گیری کنم.”
“میز به هم ریخته، میز مناسبی برای کار نیست.”
به نظر می‌رسد وسایل به صورت جادویی بر میزتان ظاهر می‌شوند. این تنها توضیح شما برای به هم ریختگی میزتان است. لوازم، سریع‌تر از آنکه بتوانید آن‌ها را مدیریت کنید روی هم انباشته می‌شوند و خیلی زود در دریایی از بی‌نظمی شناور می‌شوید.
درست است، نباید این گونه باشد.
“مرتب نگه داشتن میز، باید عادت باشد؛ نه وظیفه و تحمیل.”
اوراق، لوازم، پوشه‌ها و … هر آنچه بر میزتان است باید مرتب باشد. در غیر این صورت نه تنها قادر به انجام کار نخواهید بود, بلکه با سردرگمی‌های بزرگتری رو‌به‌رو خواهید شد.
در این جا ۱۰ دلیل برای به هم ریختگی میزتان ذکر می‌کنیم:
۱- لوازم را سر جای خودشان نمی‌گذارید.
میزتان به هم ریخته است چون لوازم را در جای خودشان قرار نمی‌دهید. ساده‌تر از این نمی‌شود گفت که “شما لوازم را بعد از اتمام کارتان همان‌جا رها می‌کنید.” پیش از جابه‌جا کردن لوازم قبلی، کار جدیدی را شروع نکنید. در غیر این صورت به جای کار کردن روی میز، روی انبوه وسایلتان مجبور به کار خواهید بود.
۲- مکانی برای نگه‌داری لوازم وجود ندارد.
اگر جایی برای لوازم وجود نداشته باشد، جابه‌جا کردن آن‌ها دشوار خواهد بود. اطمینان حاصل کنید در محل کارتان، جایی برای نگه‌داری همه وسایل وجود دارد. آیا کمد، کشو و قفسه کافی موجود است؟
۳- میزتان به اندازه کافی بزرگ نیست.
این مورد می‌تواند خطرساز باشد. با داشتن میزی بزرگ‌تر، ممکن است وسایل بیشتری بر آن انباشته کنید. اگرچه شرکت‌هایی وجود دارند که میز بسیار کوچکی در اختیار کارمندانشان قرار می‌دهند و از ناکارآمدی کارمندانشان در تعجب‌اند. میز کار شما باید به اندازه ای باشد که بتوانید بخوبی از عهده کارتان برآیید.
۴- لوازم اضافی دارید.
آیا به ۳ منگنه نیاز دارید؟ احتمالاً نه. نه حتی به ۴۰ خودکار که در کشویی که می‌تواند جایی برای لوازم دیگر باشد، سرگردانند. لوازم اضافه که کارایی مشابه دارند را دور بیاندازید. شما به یک عدد از هر وسیله‌ای نیاز دارید.
۵- صندوق (inbox) فیزیکی و واقعی ندارید.
بسیاری از افراد از نوع مجازیِ صندوق‌ها برای ایمیل و پیام‌ها استفاده می‌کنند. باید بدانید که به صندوقی فیزیکی برای اوراق، صورت‌حساب‌ها و پوشه‌ها نیاز دارید. پس یک صندوق تهیه کنید و این لوازم را در آن قرار دهید. در غیر این صورت “تکه کاغذی” که هفته پیش به دستتان رسید را پیدا نخواهید کرد.
۶- به جای در جای مناسب قرار دادن، انباشته می‌کنید.
انباشته کردن روشی نادرست است و سیستمی برای بایگانی کردن نیست. نگویید “می‌دانم هر چیز را کجا گذاشته‌ام.” میز به هم ریخته، میزی نامناسب برای کار است.
۷- لوازم ناکارآمد.
میز، محلی برای انجام کار است. مکانی برای جمع‌آوری اشیاء نیست. این لوازم را در جای دیگری قرار دهید و تنها لوازمی که برای کار مورد نیازند را روی میز بگذارید.
۸- شما یک محتکر کاری هستید.
آیا شما نمونه‌ای از یک محتکر هستید؟ آیا هر یادداشت، نوشته و کارتی که به دستتان می‌رسد را نگه می‌دارید؟ به زودی خود را غرق در اوراق بی ارزش و پوشه‌های بی‌فایده خواهید دید. (مورد ۹ را ببینید)
۹- لوازم را دور نمی‌اندازید.
هرجا شک داشتید، آن را دور بیاندازید. ۹۹ درصد لوازمی که فکر می‌کنید به کارتان می‌آیند، بی‌استفاده خواهند بود. شما نمی‌توانید همه چیز را نگه دارید. هر چه بیشتر جمع‌آوری کنید، کمتر به کارتان خواهد آمد.
۱۰- این کار را عادت خود قرار نمی‌دهید.
مرتب کردن میز باید برای شما عادت باشد نه اینکه هر از گاهی به این کار بپردازید. نباید سالی یک بار به سراغ آن بروید. در عوض این کار را به عادت روزانه خود تبدیل کنید. در ابتدا و انتهای روز خود، ۵ دقیقه را به این کار اختصاص دهید.
میز مرتب، ذهن آزاد
گفته می‌شود که “میز شلخته نشانه‌ی ذهن سردرگم است.” روزانه چند دقیقه برای مرتب کردن میزتان صرف کنید. میزتان را مرتب و ذهنتان را آزاد کنید.
دیدگاه خود را بنویسید